Администрация муниципального образования

Копорское сельское поселение

Ломоносовского района Ленинградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18 декабря 2019 г. № 53

Об утверждении Положения об архиве администрации МО Копорское сельское поселение Ломоносовского района Ленинградской области

В целях сохранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение, в соответствии с Федеральным законом № 131-ФЗ от 06 октября 2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение об архиве администрации МО Копорское сельское поселение Ломоносовского района Ленинградской области согласно приложению № 1.

2. Настоящее постановление подлежит размещению на официальном сайте муниципального образования Копорское сельское поселение Ломоносовского района Ленинградской области и вступает в силу со дня его официального опубликования (обнародования).

3. Контроль за исполнением данного постановления возложить на главу администрации.

Глава администрации Д.П. Кучинский

Приложение №1 к постановлению

главы администрации

МО Копорское сельское поселение

от 18.12.2019г. №53

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

администрации МО Копорское сельское поселение

Ломоносовского района Ленинградской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1. Документы администрации МО Копорское сельское поселение Ломоносовского района Ленинградской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в архивном отделе администрации Ломоносовского муниципального района.

До передачи в архивный отдел администрации МО Ломоносовский муниципальный район Ленинградской области документы администрации МО Копорское сельское поселение Ломоносовского района Ленинградской области хранятся до 5 лет на месте.

2. Администрация МО Копорское сельское поселение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Архивным Управлением Ленинградской области, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации МО Копорское сельское поселение. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации МО Копорское сельское поселение несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

3. Архив создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение.

4. Администрация МО Копорское сельское поселение обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

   2. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА АРХИВ.

1. Ответственным за архив является специалист администрации.

2. В своей работе ответственный за архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указами вышестоящих организаций, руководства администрации МО Копорское сельское поселение, правилами и другими нормативно-методическими документами Архивного управления Ленинградской области, настоящим положением.

Ответственный за архив работает по планам, утверждаемым руководством администрации МО Копорское сельское поселение, и отчитывается перед ним в своей работе.

3. Контроль деятельности ответственного за архив осуществляет глава администрации МО Копорское сельское поселение.

4. Организационно-методическое руководство деятельностью ответственного за архив осуществляет архивный отдел администрации Ломоносовского муниципального района.

3. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений (специалистов) администрации, документы по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2. Документы управленческой документации администрации и по личному составу;

3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

4.1. Основными задачами архива являются:

4.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 3 настоящего Положения;

4.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

4.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение с соблюдением установленных требований;

4.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

4.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.2.1. принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений (специалистов) администрации сельского поселения, обработанные в соответствии с установленными требованиями;

4.2.2. согласовывает с архивным отделом администрации МО Ломоносовского муниципального района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) администрации МО Ломоносовский муниципальный район Ленинградской области и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

4.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел управленческой документации администрации и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) администрации МО Копорское сельское поселение, ЭПК администрации МО Ломоносовский муниципальный район Ленинградской области и ЦЭПМК Архивного управления;

4.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность дел;

4.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива администрации МО Ломоносовского муниципального района.

4.2.6. организует использование документов:

• выдает в установленном порядке копии документов в целях служебного и научного использования;

• исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правого характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

4.2.7. участвует в работе экспертной комиссии администрации;

4.2.8. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации МО Ломоносовского муниципального района документы Архивного фонда РФ.

3. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:

5.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации МО Копорское сельское поселение;

5.2. запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы ответственного за архив, с учетом обеспечения выполнения всех возложенного на него задач и функций.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Ответственный за архив отвечает за выполнение возложенных на него задач и функций.

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭПК администрации МО Ломоносовский муниципальный район Ленинградской области от «______»_______________20___г.